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Excelentes prácticas
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Utilizar tablas de Excel
Al seleccionar una matriz y elegir "Insertar tabla" en el menú, crea una tabla que le permite extraer e insertar datos de una manera estructurada. Digamos que ha nombrado a la tabla "SalesEvents" y dado que la primera fila (encabezado) lee "Salesperson" "Date" "Sales Amount", puede calcular el monto de las ventas así: =SUM(SalesEvents[Sales Amount]) . La introducción de datos en la parte inferior de la tabla agrega automáticamente nuevas filas. Esta es una muy buena manera de mejorar la estructura encapsulando deltails dentro de sus tablas, lo que deja a las células externas buenas posibilidades para extraer las propiedades de alto nivel como las sumas de columnas.
Utilizar tablas de pivote
Cuando tiene una tabla de Excel, y no solo entonces, es fácil usar los datos como entrada en una tabla dinámica que proporcionará la mayor parte del análisis que necesitaría en ella. Aprende a usarlo, ¡no te arrepentirás! Podría reemplazar toneladas de fórmulas de células diseñadas por el usuario y es rápido y mucho más fácil de documentar.
Extraer datos de tablas dinámicas con GetPivotData
A veces es difícil hacer que todos los datos de su tabla dinámica se confirmen al formato de informe en el que tiene que presentar sus datos comprimidos. ¡Entonces usa GetPivotData! Tiene un relleno automático de argumentos de los que puede aprender fácilmente y le permite a través de sus parámetros elegir y seleccionar de forma flexible de todos los campos visibles en sus tablas dinámicas.
Mejores prácticas
Aquí hay algunas de las mejores prácticas básicas para Excel:
Base de datos de archivos planos: Excel es una aplicación de archivos planos y debe tratarse como tal
Menos hoja de trabajo / libros de trabajo es más. El análisis será mucho más rápido con menos hojas de trabajo / libros para revisar. Trate de asegurarse de que todos los datos sin procesar estén en una hoja de trabajo en un libro de trabajo
El diseño debe constar de 1 hoja de datos en bruto, sus datos finales provendrán de esto.
Haga que los encabezados sean NEGROS esto ayuda a que Excel los reconozca como encabezados para cosas como ordenar
Cuando coloque datos en el área de datos de su hoja de cálculo, intente evitar filas y columnas en blanco. Excel podría considerar que una fila o columna en blanco es el final de sus datos. Sería una buena idea dejar las 4 filas superiores en blanco sobre los encabezados para usar los totales en lugar de tenerlos en la parte inferior
Ordene sus datos siempre que sea posible. Esto ayudará a acelerar algunas de las fórmulas y cálculos que tiene en la hoja de cálculo.
Usa fechas reales para los encabezados y luego formatéalos apropiadamente. Con esto quiero decir que si necesita nombres de mes para sus encabezados use 1/1/2017, 1/2/2017, 1/3/2017 y luego formatéelos como "Mmmm". Esto es muy simple y hará la vida más fácil en el futuro cuando se usa en fórmulas.
No ponga en 1 celda lo que puede ir en más de una. Lo que significa que si está haciendo una lista de nombres completos de usuarios, debe tener el primer nombre en una columna y el apellido en la siguiente columna (y posiblemente más columnas para los nombres medios y sufijos). Es más fácil hacer esto desde el principio que intentar hacerlo con fórmulas más adelante.
Coloque sus encabezados en las columnas y sus datos en filas directamente debajo. Excel tiene muchas más filas que columnas. Para hacer que la hoja de cálculo sea una prueba de futuro, sus datos sin procesar deben tener los datos en las filas para que puedan continuar más allá del número de columnas disponibles.