excel
Best practice Excel
Zoeken…
Gebruik Excel-tabellen
Door een matrix te selecteren en "Tabel invoegen" te kiezen in het menu, maakt u een tabel waarmee u gegevens op een gestructureerde manier kunt ophalen en invoegen. Stel dat u de tabel "SalesEvents" hebt genoemd en aangezien de eerste rij (koptekst) "Salesperson" "Date" "Sales Amount" is, kunt u het verkoopbedrag als volgt berekenen: =SUM(SalesEvents[Sales Amount]) . Als u gegevens onder aan de tabel invoert, worden automatisch nieuwe rijen toegevoegd. Dit is een zeer goede manier om de structuur te verbeteren door deltails in uw tabellen in te kapselen, waardoor buiten cellen goede mogelijkheden overblijven om de eigenschappen op hoog niveau zoals kolomsommen te extraheren.
Gebruik draaitabellen
Wanneer u een Excel-tabel hebt, en niet alleen dan, is het gemakkelijk om gegevens te gebruiken als invoer in een draaitabel die het grootste deel van de analyse biedt die u nodig zou hebben. Leer het te gebruiken, u zult er geen spijt van krijgen! Het zou tonnen door de gebruiker ontworpen celformules kunnen vervangen en het is snel en veel gemakkelijker te documenteren.
Haal gegevens uit draaitabellen op met GetPivotData
Soms is het moeilijk om alle gegevens van uw draaitabel te laten bevestigen volgens het rapportageformaat waarin u uw geplette gegevens moet presenteren. Gebruik dan GetPivotData! Het heeft een automatische invulling van argumenten waar u gemakkelijk van kunt leren en het laat u door zijn parameters flexibel kiezen en kiezen uit alle zichtbare velden in uw draaitabellen.
Best practices
Hier zijn enkele praktische tips voor Excel:
Platte bestandsdatabase - Excel IS een platte bestandsapplicatie en moet als zodanig worden behandeld
Minder werkblad / werkmappen is meer. Analyseren gaat veel sneller met minder werkbladen / werkmappen om door te nemen. Probeer ervoor te zorgen dat alle onbewerkte gegevens zich op één werkblad in één werkmap bevinden
De lay-out moet bestaan uit 1 vel onbewerkte gegevens, uw definitieve gegevens komen hieruit.
Maak headers vet zodat Excel ze herkent als headers voor dingen als sorteren
Probeer lege rijen en kolommen te vermijden wanneer u gegevens in het gegevensgebied van uw spreadsheet plaatst. Excel kan een lege rij of kolom beschouwen als het einde van uw gegevens. Het is een goed idee om de bovenste 4 rijen leeg te laten boven uw kopteksten om te gebruiken voor totalen in plaats van ze onderaan te hebben
Sorteer uw gegevens waar mogelijk. Dit helpt bij het versnellen van sommige formules en berekeningen die u in de spreadsheet heeft
Gebruik echte datums voor koppen en maak ze vervolgens op de juiste manier op. Hiermee bedoel ik dat als je maandnamen nodig hebt voor je headers 1/1/2017, 1/2/2017, 1/3/2017 gebruikt en ze vervolgens opmaakt als "Mmmm". Dit is heel eenvoudig en maakt het leven op de weg gemakkelijker wanneer het in formules wordt gebruikt.
Plaats niet in 1 cel wat in meer dan één kan gaan. Dit betekent dat als u een lijst met volledige namen van gebruikers maakt, u de voornaam in de ene kolom en de achternaam in de volgende kolom moet hebben (en mogelijk meer kolommen voor middelste namen en achtervoegsels). Het is gemakkelijker om dit vanaf het begin te doen dan om dit later met formules te proberen.
Plaats uw koppen over de kolommen en uw gegevens in rijen direct daaronder. Excel heeft veel meer rijen dan kolommen. Om uw spreadsheet toekomstbestendig te maken, moeten uw onbewerkte gegevens de gegevens naar beneden laten gaan, zodat deze verder kunnen gaan dan het aantal beschikbare kolommen.