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Excel best practice
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Utilizzare le tabelle di Excel
Selezionando una matrice e scegliendo "Inserisci tabella" dal menu, si crea una tabella che consente di estrarre e inserire i dati in modo strutturato. Supponiamo che tu abbia chiamato la tabella "SalesEvents" e dato che la prima riga (intestazione) legge "Venditore" "Data" "Importo vendite", puoi calcolare l'importo delle vendite in questo modo: =SUM(SalesEvents[Sales Amount]) . L'immissione dei dati nella parte inferiore della tabella aggiunge automaticamente nuove righe. Questo è un ottimo modo per migliorare la struttura incapsulando deltails all'interno delle tue tabelle, lasciando alle cellule esterne buone possibilità di estrarre le proprietà di alto livello come le somme delle colonne.
Utilizzare le tabelle pivot
Quando si dispone di una tabella di Excel, e non solo di allora, è facile utilizzare i dati come input in una tabella pivot che forniranno la maggior parte delle analisi necessarie su di essa. Impara ad usarlo non te ne pentirai! Potrebbe sostituire tonnellate di formule di celle progettate dall'utente ed è veloce e molto più facile da documentare.
Estrarre dati da tabelle pivot con GetPivotData
A volte è difficile fare in modo che tutti i dati della tabella pivot confermino il formato del rapporto in cui presentare i dati crunch. Quindi utilizzare GetPivotData! Ha una compilazione automatica di argomenti da cui puoi facilmente imparare e ti consente di selezionare e scegliere in modo flessibile tutti i campi visibili nelle tabelle pivot.
Migliori pratiche
Ecco alcune best practice di base per Excel:
Database di file flat - Excel È un'applicazione Flat File e deve essere trattata come tale
Meno foglio di lavoro / libri di lavoro è di più. L'analisi sarà molto più veloce con meno fogli di lavoro / cartelle di lavoro da esaminare. Cerca di assicurarti che tutti i dati grezzi siano su un foglio di lavoro in una cartella di lavoro
Il layout dovrebbe essere composto da 1 foglio di dati grezzi, i tuoi dati finali verranno da questo.
Crea intestazioni BOLD questo aiuta Excel a riconoscerle come intestazioni per cose come ordinamento
Quando si inseriscono i dati nell'area dei dati del foglio di calcolo, cercare di evitare righe e colonne vuote. Excel potrebbe considerare una riga o una colonna vuota come la fine dei tuoi dati. Sarebbe una buona idea lasciare le prime 4 righe vuote sopra le intestazioni da utilizzare per i totali invece di averli in fondo
Ordina i tuoi dati quando possibile. Ciò ti aiuterà ad accelerare alcune delle formule e dei calcoli che hai nel foglio di calcolo
Usa le date reali per le intestazioni e poi formattale in modo appropriato. Con questo intendo se hai bisogno dei nomi dei mesi per le tue intestazioni utilizzare 1/1/2017, 1/2/2017, 1/3/2017 e poi formattarli come "Mmmm". Questo è molto semplice e renderà la vita più facile quando usata nelle formule.
Non mettere in 1 cella ciò che può entrare in più di uno. Se stai creando un elenco di nomi completi di utenti, dovresti avere il primo nome in una colonna e il cognome nella colonna successiva (e possibilmente più colonne per i nomi secondari e i suffissi). È più facile farlo fin dall'inizio che provare a farlo con le formule più tardi.
Posiziona le tue intestazioni tra le colonne e i tuoi dati nelle righe direttamente sotto. Excel ha molte più righe di quante ne ha le colonne. Per rendere il tuo foglio di calcolo a prova di futuro i tuoi dati grezzi dovrebbero avere i dati che scendono lungo le righe in modo che possano continuare ben oltre il numero di colonne disponibili.